De Europese eengemaakte digitale markt, e-overheid en wat ondernemingsarchitecten mogen verwachten (deel 2/3)
eGovernment
Een effectieve e-overheid kan een grote verscheidenheid aan voordelen bieden, waaronder meer efficiëntie en besparingen voor overheden en bedrijven, meer transparantie en een grotere deelname van de burgers aan het politieke leven.
ICT wordt al op grote schaal gebruikt door overheidsinstanties, zoals in het bedrijfsleven, maar bij eGovernment gaat het om veel meer dan alleen de instrumenten of het plaatsen van formulieren in een PDF-formaat op een webpagina. Het gaat ook om het heroverwegen van organisaties en processen en het veranderen van gedrag, zodat de openbare diensten efficiënter aan de mensen worden geleverd. Er zijn bedrijfsarchitecten nodig om een blauwdruk te maken van de nieuwe digitale oplossingen. Goed geïmplementeerd, stelt eGovernment burgers, bedrijven en organisaties in staat om hun zaken met de overheid gemakkelijker, sneller en tegen lagere kosten uit te voeren.
De potentiële kostenbesparingen zijn enorm. In Denemarken bijvoorbeeld bespaart elektronische facturering de belastingbetaler 150 miljoen euro en het bedrijfsleven 50 miljoen euro per jaar. Als het in de hele EU wordt ingevoerd, kan de jaarlijkse besparing meer dan 50 miljard euro bedragen. In Italië alleen al leiden elektronische aanbestedingssystemen tot een kostenbesparing van meer dan 3 miljard euro.
Grensoverschrijdende digitale overheidsdiensten maken de verwezenlijking van de digitale interne markt mogelijk: op de interne markt van de Europese Unie kunnen mensen zich vrij bewegen – hetzij voor hun werk, hetzij om privé-redenen – zodat zij gemakkelijk met openbare diensten buiten hun eigen land kunnen omgaan.
ICT-systemen staan nu centraal in de overheidsprocessen, maar er zijn nog steeds inspanningen nodig om ervoor te zorgen dat zij de levering van overheidsdiensten blijven verbeteren.
Als onderdeel van haar strategie neemt de Europese Commissie concrete maatregelen voor de ontwikkeling van grensoverschrijdende digitale overheidsdiensten. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot, de oprichting van Europese interoperabele platforms (zie vorig artikel) zoals een gemeenschappelijk kader voor het elektronisch identiteitsbeheer van de burgers (eID) en de bevordering van innovatie via het programma voor concurrentievermogen en innovatie (financiering van grootschalige proefprojecten en eParticipation-projecten).
Er zijn richtsnoeren beschikbaar over hoe beter gebruik kan worden gemaakt van open normen voor ICT-systemen van overheden om afhankelijkheid van bepaalde leveranciers van ICT-systemen te voorkomen (lock in).
Doelstellingen
De overheden en andere overheidsorganen in de EU wilden tegen 2020 in alle processen grensoverschrijdende, gepersonaliseerde, gebruiksvriendelijke en volledig digitale overheidsdiensten aanbieden. Het innovatiepotentieel van de digitale omgeving moet worden benut om de interactie met individuele belanghebbenden en andere overheidsinstellingen te vergemakkelijken.
Voordelen van eGovernment
Het belangrijkste voordeel voor de burger is dat hij beter in contact kan komen met de overheid. Dit is met name van belang voor de EU, met haar 513 miljoen burgers in de huidige 27 lidstaten. De technologische vooruitgang, met name via het internet, maakt nieuwe communicatie- en interactiekanalen mogelijk. De burger heeft het voordeel dat de informatie van de autoriteiten “de klok rond” beschikbaar is en dat de communicatiemogelijkheden ook aanzienlijk worden uitgebreid. Voor hem zijn daardoor vaak geen tijdrovende paden meer nodig. Tegelijkertijd vereenvoudigen en automatiseren deze nieuwe technische mogelijkheden veel processen bij de overheid, zodat er meer capaciteit beschikbaar is voor speciale gevallen, wat weer ten goede komt aan de burger.
Tegelijkertijd wordt de transparantie van de Autoriteit vergroot door de zichtbaarheid van de afzonderlijke verwerkingsstappen of informatiekanalen voor de burger te verbeteren (vermindering van de corruptie). Het toegankelijker maken van informatie voor de burger zal het proces van politieke besluitvorming ondersteunen en de deelname aan bijvoorbeeld onlineverkiezingen vergroten. Dit leidt tot een algemene versterking van de democratie. Dit is met name van belang voor EU-landen waar informatie niet direct beschikbaar is, zoals in het voormalige Oostblok. Het doel is de sociale integratie te bevorderen door de beschikbaarheid van informatie en diensten van de Europese Unie in heel Europa, zodat Europa samen kan groeien.
Ook voor de economie binnen de Europese Unie heeft de digitale overheid belangrijke voordelen. Naar schatting investeren bedrijven met 2.000 werknemers ongeveer 365 personeelsdagen om zowel aanvragen als gegevens in te dienen bij overheidsinstanties. Het hoge niveau van de bureaucratie wordt ook weerspiegeld in het hoge aantal administratieve contacten, die met 130 aanzienlijk hoger zijn dan die van de burgers. De effectiviteit en versnelling van de overheidsprocedures zal naar verwachting aanzienlijke besparingen opleveren. Dit versterkt de individuele bedrijven en de hele Europese Economische Ruimte in de internationale concurrentiestrijd.
Bovendien bevorderen en ondersteunen de voortdurend beschikbare overheidsdiensten het vrije verkeer van goederen en de vrijheid van vestiging.
Naast deze belangrijke voordelen voor de burgers en de economie is er ook een niet onbelangrijk voordeel voor de overheid: kostenbesparingen. Nieuwe elektronische en vaak geautomatiseerde processen besparen tijd, geld en werknemers.
Ontwerpprincipes voor eGovernment
De EU heeft ontwerpbeginselen gedefinieerd die de ontwikkeling en implementatie van eGovernment moeten sturen en sturen en die kunnen worden hergebruikt door architecten die specifieke blauwdrukken voor regionale oplossingen ontwerpen.
Standaard digitaal
De diensten van de overheid zijn bedoeld om digitale en machineleesbare informatie te verstrekken. Groepen mensen die niet kunnen of willen profiteren van dit aanbod worden alternatieve kanalen. Bovendien zou het idealiter een kwestie zijn van meerdere digitale kanalen en zou er een centraal aanspreekpunt voor de overheidsdiensten beschikbaar moeten worden gesteld. Dit principe is bedoeld om de burgers tijd en moeite te besparen, aangezien het gebruik van digitale diensten gemakkelijker en handiger is dan de verwerking via analoog. Daartoe kunnen digitale administratieve diensten worden verleend door middel van kosten- en tijd beheersdiensten.
Eenmalig principe
Om de burgers niet onnodig te belasten, moet de overheid ervoor zorgen dat mensen en bedrijven hen slechts één keer dezelfde informatie hoeven te verstrekken. Waar dat wettelijk is toegestaan, worden de gegevens automatisch uitgewisseld tussen de autoriteiten, waarbij ten volle rekening wordt gehouden met de gegevensbeschermings aspecten. In de praktijk wordt bijvoorbeeld in het geval van kinderbijslag in Oostenrijk na de geboorte van het kind zonder aanvraag onderzocht of er een wettelijk recht bestaat. Als dit wordt gegeven, worden de ouders hiervan op de hoogte gesteld en wordt het geld automatisch op de rekening gestort. Als in mei 2015 een stemming met maximaal zes autoriteiten nodig was, hoeven burgers nu over het algemeen geen bewijs meer te leveren en steun te ontvangen zonder een aanvraag in te dienen.
Inclusiviteit en toegankelijkheid
Digitale overheidsdiensten moeten zodanig worden ontworpen dat zij inclusief zijn en verschillende behoeften omvatten, zoals die van mensen met een handicap of ouderen. De Britse regering verstrekt bijvoorbeeld regelmatig informatie over hoe digitale diensten inclusief kunnen worden ontworpen, zodat zoveel mogelijk mensen er gebruik van kunnen maken.
Openheid en transparantie
Informatie en gegevens moeten worden uitgewisseld tussen overheidsdiensten. Burgers en bedrijven moeten echter ook toegang hebben tot hun gegevens, zodat zij de gegevens kunnen controleren en corrigeren. Bovendien moeten de gebruikers inzicht krijgen in de stand van hun administratieve procedures. Verschillende belanghebbenden moeten worden betrokken bij de ontwikkeling en levering van diensten.
Dit principe wordt bijvoorbeeld toegepast in het Estse bevolkingsregister, waarin basisinformatie over elke in Estland wonende persoon wordt opgeslagen. Het bevat namen, geboortedata, woonplaats en andere statistische gegevens zoals nationaliteit, moedertaal, onderwijs en beroep. Elke inwoner kan zijn gegevens die met andere systemen in het register zijn verbonden, inzien en corrigeren.
Grensoverschrijdend standaard
Om de mobiliteit op de interne markt te vergemakkelijken en verdere versnippering te voorkomen, moeten overheidsdiensten de in aanmerking komende digitale diensten over de grenzen heen beschikbaar stellen. Een voorbeeld hiervan is Zweden, dat een onlinedienst heeft opgezet die studenten uit derde landen toegang geeft tot academische programma’s van de Universiteit van Stockholm. Het maakt het gebruik van nationale eID’s mogelijk voor identificatie en ondertekening door een federaal grensoverschrijdend authenticatie-instrument.
Standaard Interoperabiliteit
Overheidsdiensten moeten zo worden ontworpen dat zij in de gehele interne markt en over organisatorische grenzen heen kunnen worden geleverd. Dit moet de vrije uitwisseling van gegevens en digitale diensten in de EU waarborgen. De nationale waarnemingspost voor het interoperabiliteitskader (NIFO), die informatie verstrekt over de interoperabiliteitsactiviteiten in Europa, draagt hiertoe bij. Het analyseert de nationale interoperabiliteitskaders (NIF’s) van de EU-lidstaten en de geassocieerde landen en stemt deze af op het Europese interoperabiliteitskader (EIF), waardoor de totstandbrenging van een interne markt voor digitale overheidsdiensten wordt bevorderd.
Betrouwbaarheid en veiligheid
De bescherming van persoonsgegevens, privacy en IT-beveiliging moet verder gaan dan alleen de naleving van het wettelijk kader. Om hiermee rekening te houden, moet hier al in de ontwerpfase bijzondere aandacht aan worden besteed. Dit draagt in belangrijke mate bij tot het vergroten van het vertrouwen in en de acceptatie van digitale diensten.
Een voorbeeld van de naleving van dit beginsel is de burgerkaart in Oostenrijk. Met deze elektronische ID (eID) kunnen burgers gebruik maken van digitale overheidsdiensten, het is ook een virtuele ID en wordt beschouwd als een geldige elektronische handtekening. Het is gebaseerd op multi-factor authenticatie tegen misbruik voor een hoog niveau van veiligheid bij het inloggen. Om te voldoen aan een hoog niveau van gegevensbescherming is het gebaseerd op cryptografische methoden, zodat de verzamelde gegevens alleen op een taakgericht niveau kunnen worden gebruikt.
