Met de hulp van The Unit Company heeft Dirk Hooft van Huysduynen binnen Kentalis het fundament gelegd voor de architectuurafdeling. Dankzij de unieke kickstart-aanpak heeft architectuur nu een solide en strategische positie binnen Kentalis.
Architectuur – Het ondergeschoven kindje
In 2015 werd binnen Kentalis de ambitie uitgesproken om volgens een architectuur te gaan werken. Op dat moment was er nog geen duidelijke architectenrol gedefinieerd en was men binnen IT voornamelijk bezig met brandjes blussen en vele ad hoc werkzaamheden. Om de architectuurafdeling vorm te geven en bewustzijn te creëren, zijn daarom Dirk Hooft van Huysduynen en zijn collega Thomas Barten aangetrokken.
De mannen liepen direct tegen een aantal problemen aan. Zo werden de stakeholders niet betrokken; vanuit de governance gezien was er geen betrokkenheid van het managementteam of binnen de projecten. De projectmanagers hadden vaak als een bepaald beeld in gedachten waar het project naartoe moest bewegen; de architecten werden vaak pas achteraf betrokken en hun advies werd niet echt gewaardeerd.
“Mijn opdrachtgevers wisten niet wat ze onder architectuur verstaan, dus hoe kan ik als architect nu weten hoe ik deze rol kan invullen? Dat was de grote moeilijkheid.”
Een typische werkdag zag er dan ook als volgt uit: veel escalaties, werken in het verleden, achterhalen waar de projectteams mee bezig zijn en uitzoeken wat de projectdoelen zijn. Er was simpelweg geen overzicht of structuur door het gebrek aan governance binnen de IT-afdeling of überhaupt de business zelf. Het creëren van aansluiting van de architectuur op de business was dan ook een noodzakelijkheid.
Ook op persoonlijk vlak zag Dirk enkele uitdagingen. In zijn rol zag hij wel dat dingen fout gingen, maar hij durfde hier niet snel iets over te zeggen of had geen idee hoe hij invloed moest uitoefenen. Hij noemt dat illustrerend het calimero-effect. Dirk wilde graag een echte bijdrage leveren aan Kentalis, in plaats van meegesleurd worden door de waan van de dag. Daarom wilde Dirk leren beïnvloeden en het podium durven te pakken.
Bouwen van het fundament samen met The Unit Company
In de zomer van 2016 werd vanuit Kentalis het functieprofiel van de architect gedefinieerd. De leidende vraag aan de architecten was hierbij: “Wat is er nodig om naar deze rol toe te groeien?”
Vanuit Kentalis kregen Dirk en Thomas alle ruimte om naar deze rol toe te groeien, maar voor de invulling schakelden ze de hulp in van The Unit Company. Vrijwel direct na het eerste contact startte Dirk met zijn TOGAF-training bij ons, naar aanleiding van de positieve referentie van zijn collega Thomas. Tijdens de training had Dirk gelijk een klik met de trainer Rienk en spraken ze over de architectuuruitdagingen die Dirk binnen Kentalis ervaarde. De betrokkenheid van Rienk sprak Dirk aan, vandaar dat hij na afloop van de training een mail stuurde met de vraag of The Unit Company hem kon begeleiden bij het opzetten van de architectuurafdeling. Het antwoord was uiteraard een volmondig ‘Ja!’
Eén van de eerste constateringen was er binnen de architectuurafdeling gewerkt werd op een erg academisch niveau en dat er weinig tot geen invloed uitgeoefend werd op de business zelf. Ook het aansturen en op afstand advies geven waren competenties die nog onvoldoende benut werden. Vanuit Kentalis kregen de beiden mannen daarom twee jaar de tijd om naar deze nieuwe architectuurrollen toe te groeien. In deze twee jaar zouden ze fundering leggen voor de architectuurafdeling. Dit fundament zou gaan bestaan uit het implementeren van architectuur, het definiëren van het architectuurbureau en de governance gedeeltelijk op te zetten.
Meer lezen over deze kickstart aanpak?
Download de whitepaper!
related blogs
Kickstart met associate André van der Woude
Vanuit The Unit Company werd André van der Woude aangedragen om het verandertraject te begeleiden, middels een kenmerkende kickstart-aanpak. Deze aanpak begon met een nulmeting; waar staan we nu en wat is er al beschikbaar? Dit leidde toch een enigszins pijnlijke conclusie: er was niet veel en veel was niet duidelijk. Daarom dat er drie startblokken zijn opgezet.
André leerde de mannen van Kentalis om deze drie blokken als uitgangspunt te nemen. Ook daagde hij hen uit om de juiste focus te blijven leggen; wat is er op dit moment belangrijk en wat kan even wachten? Uit de gesprekken kwam ook een mooi mantra voort dat zaken in perspectief plaatst en de kern van architectuur binnen Kentalis formuleert: ‘Wij ondersteunen Kentalis en maken veranderingen mogelijk.’ Dankzij de blokken en het mantra ging het team van architecten beter samenwerken, waardoor het echt hun architectuurbureau is geworden, waar ze samen staan voor kwaliteit. Samen met André zijn dan ook drie verschillende rollen gedefinieerd; een architect kan zich opstellen als hoeder, politieagent en adviseur. Dankzij deze rollen kunnen bepaalde zaken in perspectief geplaatst worden en indien een architect niet de verantwoordelijk draagt worden losgelaten. Het feit dat het architectuurbureau zo snel stond met de hulp van André, zorgde voor een dosis energie om door te pakken.
Meer lezen over het kickstart traject? Download dan nu de white paper waar Andre zijn coaching aanpak toelicht
Op de voorgrond treden
Gedurende het kickstart-traject was het tonen van het architectuurbureau aan de rest van de organisatie een belangrijke stap. Hierin moest aangetoond worden dat het architectuurbureau stond en het vindbaar was. Om dit te bereiken zijn de plannen aan zowel het managementteam als andere stakeholders gepresenteerd; wij zijn het architectuurbureau, hier staan we voor, dit zijn onze waarden en onze drie pijlers. Ook werd hierin aangegeven waar het team zich in de komende jaren op gaat focussen.
De reacties na afloop van de presentatie waren erg positief, wat voor Dirk voelde als een overwinning: “Voor het eerst kon ik echt het podium pakken en aangeven wat men van mij kon verwachten, dat voelde heel goed.”
Om Dirk zijn persoonlijke doelstellingen te behalen en zijn bijdrage aan Kentalis beter zichtbaar te maken, vroeg André hem tijdens één van de opdrachten om een droomplaat te maken. Hierin vroeg hij hem om te visualiseren wat hij wilde bereiken en te beschrijven waarom hij dit wilde.
“Mijn droom was om met plezier naar mijn werk gaan en met passie mijn werk uit te voeren. Dit is ondertussen meer dan gelukt. ’s Avonds thuis krabbel ik nu regelmatig ideeën op papier, die ik de dag erna uit kan werken.”
De verbeterde situatie en ambities voor de toekomst
Het architectuurbureau staat inmiddels en op een heel natuurlijke manier is de gehele organisatie hier bewust van geworden. Eindelijk is er de aansluiting met business waarop werd gehoopt. Andere afdelingen en projecten weten de architecten te vinden en ze worden vroegtijdig bij zaken betrokken. Hierdoor wordt de impact van architectuur groter dan de twee mannen en dus overstijgend voor de hele Kentalis-organisatie.
Op de vraag waar Dirk in de toekomst heen wil bewegen, worden de ambities duidelijk zichtbaar in zijn antwoord: “We begonnen met niets. Nu hebben we de architectuur gedefinieerd en geïmplementeerd. Nu wil ik graag inspelen op innovatie en veranderingen. Stap 1 is gezet, maar het architectuurbureau kan nog veel efficiënter. Denk hierbij aan het niveau van de architectuurplaten, de governance en het ontwikkelen van solution- en data-architecturen.”
Aanbeveling kickstart-architectuur
Dirk zou de kickstart-aanpak zeker aanraden aan andere organisaties. “Het helpt enorm bij bepalen van de volwassenheid en ambities die je hebt als afdeling. Ook is het fijn om regelmatig te reflecteren waar je nu staat, dit is haast onmogelijk om zelf te doen. De frisse blik van buitenaf die The Unit kan bieden geeft nieuwe inzichten zonder dat je in een tunnelvisie belandt.”
“Bovendien biedt het een hele veilige en prettige setting waarin kritisch gereflecteerd kan worden: Je mag hier fouten maken. Het is fijn om te kunnen spiegelen aan iemand, zonder veroordeeld te worden. Hierin kun je jezelf vragen stellen als: Zijn we goed bezig? Is het tempo goed, moeten we bijschakelen? Als je tijdig constateert dat hier nog aan gesleuteld moet worden, kun je er eenvoudig op inspelen. Maar ook wanneer er geen aanmerkingen zijn, is het belangrijk om even stil te staan bij het feit dat je goed bezig bent.”
De aandacht die The Unit gaf aan de architect als persoon viel ook in goede aarde. Dirk: “Er werd veel ruimte geboden voor zelfreflectie. Denk hierbij aan vragen als: Waar sta ik? Wat zijn mijn ambities en zijn deze veranderd? Wat is mijn mening over bepaalde situaties? Heb ik ergens hulp bij nodig? Juist door op meerdere niveaus te reflecteren kun je het grotere geheel zien en overzicht behouden.”