In het eerste deel van deze blog reeks, bespraken we Interoperabiliteit en hoe de EU hier vorm aan heeft gegeven. In dit deel worden de 12 Interoperabiliteit principes van het EIF framework nader toegelicht.

Principes beschrijven basisbenaderingen en middelen die moeten worden nagestreefd om een zakelijk doel te bereiken. De principes zijn algemene regels en richtlijnen die permanent zijn en dus zelden veranderen. Zij informeren en ondersteunen de manier waarop een organisatie haar missie vervult. Deze principes bieden een overeengekomen referentiekader voor het evalueren van alternatieven en beslissingen. Corporate principes bieden een basis voor besluitvorming door de hele organisatie heen en hoe de organisatie haar missie realiseert. Architecturale principes zijn een reeks principes die betrekking hebben op de architectuur en die gewoonlijk voortvloeien uit bedrijfsprincipes. Normaal gesproken worden principes ontwikkeld voor elk architectuurdomein, bijvoorbeeld Business principes, data principes, applicatie principes, etc., en dus interoperabiliteit principes. Het EIF biedt twaalf principes die kunnen worden hergebruikt in projecten, waardoor de architectonische ontwikkeling wordt versneld en het leven van architecten wordt vergemakkelijkt.

De term interoperabiliteit principe verwijst naar fundamentele aspecten van gedrag waarmee rekening moet worden gehouden in interoperabiliteit programma’s. De term interoperabiliteit principe verwijst naar de fundamentele aspecten van gedrag waarmee rekening moet worden gehouden in interoperabiliteit programma’s. Beginselen zijn eisen voor eisen.  Beginselen bevatten algemene interoperabiliteits normen die relevant zijn voor het proces van de opbouw van interoperabele Europese overheidsdiensten. Zij beschrijven de context voor het ontwerp en de implementatie van Europese overheidsdiensten. De twaalf principes van het EIF kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën en kunnen bijvoorbeeld worden hergebruikt in een door TOGAF gestuurde architectuurontwikkeling:

1. Het principe dat de context voor EU-maatregelen inzake interoperabiliteit bepaalt (nr. 1)
2. Belangrijkste interoperabiliteit principes (nr. 2 tot en met 5)
3. Principes betreffende de algemene gebruikersbehoeften en -verwachtingen (nr. 6 tot en met 9)
4. Principes voor de samenwerking tussen overheidsdiensten (nr. 10 tot en met 12)

Het EIF stelt de volgende principes voor:

1. Subsidiariteit en evenredigheid

Het subsidiariteitsprincipe bepaalt dat de besluiten van de EU zo dicht mogelijk bij de burgers moeten worden genomen. Dit betekent dat de EU alleen kan optreden als zij doeltreffender is dan wanneer dezelfde maatregelen op nationaal niveau worden genomen. Het evenredigheidsprincipe beperkt het optreden van de EU in de mate die nodig is om de in de verdragen vastgelegde beleidsdoelstellingen te verwezenlijken.

Wat de interoperabiliteit betreft, is een EU-breed kader gerechtvaardigd om beleidsverschillen te overwinnen die leiden tot inhomogeniteit en onvoldoende interoperabiliteit, waardoor de digitale interne markt in gevaar wordt gebracht.

Het is de bedoeling dat het EIF als “gemeenschappelijke noemer” van de verschillende interoperabiliteits strategieën van de lidstaten fungeert. De lidstaten moeten voldoende speelruimte hebben bij de voorbereiding van hun NIF met betrekking tot de aanbevelingen van het EIF. De NIF’s moeten zodanig worden afgeslankt en uitgebreid dat voldoende rekening wordt gehouden met de specifieke nationale omstandigheden.

2. Openheid

In de context van interoperabele overheidsdiensten heeft het begrip openheid vooral betrekking op gegevens, specificaties en software.

Open overheidsgegevens (hierna eenvoudigweg “open gegevens” genoemd) hebben betrekking op het concept dat alle openbare gegevens vrij beschikbaar moeten zijn voor gebruik en hergebruik door anderen, voor zover zij geen beperkingen opleggen, bijvoorbeeld op het gebied van persoonsgegevens, vertrouwelijkheid of intellectuele-eigendomsrechten.

Overheidsdiensten verzamelen en genereren enorme hoeveelheden gegevens. De richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie moedigt de lidstaten aan om openbare informatie beschikbaar te stellen voor toegang en hergebruik als open gegevens. De INSPIRE-richtlijn vereist ook de uitwisseling van verzamelingen ruimtelijke gegevens en diensten met betrekking tot ruimtelijke gegevens en diensten tussen autoriteiten zonder beperkingen en praktische belemmeringen voor het hergebruik ervan. De gegevens moeten met zo min mogelijk beperkingen en met duidelijke licenties voor het gebruik ervan worden gepubliceerd, zodat de administratieve besluitvormingsprocessen beter kunnen worden gecontroleerd en er in de praktijk transparantie wordt bereikt.

Het gebruik van open-source softwaretechnologieën en -producten kan helpen om ontwikkelingskosten te besparen, een lock-in-effect te vermijden en een snelle aanpassing aan specifieke bedrijfsbehoeften mogelijk te maken, omdat de ontwikkelaar gemeenschappen die dergelijke technologieën en producten ondersteunen, deze voortdurend aanpassen. Overheden moeten zich niet beperken tot het gebruik van open-source software, maar moeten waar mogelijk ook een bijdrage leveren aan de relevante ontwikkelaars gemeenschappen. Open source is een belangrijke eis van het EIF-beginsel van herbruikbaarheid.

De mate van openheid van een specificatie/standaard is van cruciaal belang voor het hergebruik van softwarecomponenten die worden gebruikt om deze specificatie te implementeren. Dit geldt ook voor het gebruik van dergelijke componenten bij de introductie van nieuwe Europese overheidsdiensten. Wanneer volledig is voldaan aan het principe van openheid:

• Alle stakeholders hebben de mogelijkheid om deel te nemen aan de ontwikkeling van de specificatie en een openbare evaluatie is onderdeel van het besluitvormingsproces.
• De specificatie is voor iedereen beschikbaar voor inspectie
• Het in licentie geven van intellectuele-eigendomsrechten in de FRAND Terms Specification gebeurt op een manier die integratie in zowel eigen als open source software mogelijk maakt, bij voorkeur in een gratis vorm.

Het gebruik van dergelijke open specificaties wordt in veel beleidsverklaringen bepleit vanwege het positieve effect ervan op de interoperabiliteit en wordt aanbevolen voor de levering van Europese overheidsdiensten. De positieve impact van open specificaties wordt geïllustreerd door het ecosysteem van het internet. Overheden kunnen echter kiezen voor het gebruik van minder open specificaties, tenzij er open of functionele eisen worden gesteld. Afgezien van de toepassing ervan om innovatieve oplossingen te creëren, moeten de specificaties echter in ieder geval volwassen zijn en voldoende door de markt worden ondersteund.

Ten slotte betekent openheid ook dat burgers en bedrijven in staat worden gesteld deel te nemen aan het ontwerp van nieuwe diensten, bij te dragen aan de verbetering van de diensten en hun mening te geven over de kwaliteit van de geleverde openbare diensten.

3. Transparantie

Transparantie in de context van het EIF betekent:

• Zorgen voor zichtbaarheid in de administratieve omgeving van een overheidsadministratie. Het doel is om andere overheden, burgers en bedrijven inzicht te geven in en begrip te geven over de regels, processen, gegevens, diensten en besluitvormingsprocessen van de overheid.
• Zorgen voor de beschikbaarheid van interfaces met interne informatiesystemen. Overheidsinstellingen hebben vaak verschillende informatiesystemen om hun interne werking te beheren. Interoperabiliteit moet ervoor zorgen dat er interfaces beschikbaar zijn voor deze systemen en voor de gegevens die zij verwerken. Interoperabiliteit vergemakkelijkt op zijn beurt het hergebruik van systemen en gegevens en maakt de integratie ervan in grotere systemen mogelijk.
• Het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd door te voldoen aan het toepasselijke wettelijke kader voor de grote hoeveelheden persoonsgegevens die in het bezit zijn van en beheerd worden door burgers die in het bezit zijn van overheidsdiensten.

4. Herbruikbaarheid

Hergebruik betekent dat overheidsdiensten die met een bepaald probleem te maken hebben, moeten proberen gebruik te maken van het werk van anderen. Dit door te zoeken naar bestaande oplossingen, het nut en de bruikbaarheid ervan te onderzoeken, en eventueel oplossingen die zich elders al hebben bewezen. Dit veronderstelt dat overheidsdiensten bereid zijn hun interoperabiliteits oplossingen, concepten, kaders, specificaties, instrumenten en componenten met anderen te delen.

De herbruikbaarheid van IT-oplossingen (bv. softwarecomponenten, interfaces voor de programmering van toepassingen, normen), informatie en gegevens is een eerste vereiste voor interoperabiliteit en garandeert een uitgebreider operationeel gebruik. Het bespaart tijd en geld. Daarmee levert het een belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van een digitale interne markt in de EU. Verschillende EU-normen en -specificaties komen ook tot uiting in het DIF en moeten op grotere schaal worden toegepast. De INSPIRE-richtlijn bevat bijvoorbeeld interoperabiliteits normen met betrekking tot adressen, kadastrale gegevens, wegen en een breed scala aan andere gegevens gerelateerde kwesties die relevant zijn voor veel overheidsdiensten. Deze bestaande normen en specificaties kunnen en moeten worden gebruikt buiten het gebied waarvoor zij oorspronkelijk zijn ontwikkeld.

Diverse overheidsdiensten en regeringen bevorderen reeds het delen en hergebruiken van IT-oplossingen door de invoering van nieuwe bedrijfsmodellen en pleiten voor het gebruik van open source software voor centrale ICT-diensten infrastructuren voor digitale diensten.

Een aantal belangrijke uitdagingen staan een groter delen en hergebruik van IT-oplossingen op technisch, organisatorisch, juridisch en communicatief niveau in de weg. Het ISA2-kader voor het delen en hergebruiken van IT-oplossingen biedt aanbevelingen voor overheden om hen te helpen deze uitdagingen aan te gaan en gemeenschappelijke IT-oplossingen uit te wisselen en te hergebruiken. Het hergebruik en delen van IT-oplossingen kan doeltreffend worden ondersteund door middel van samenwerkingsplatforms.

 

5. Technologische neutraliteit en data overdraagbaarheid

Bij het opzetten van Europese overheidsdiensten moeten overheidsdiensten zich concentreren op hun functionele eisen en beslissingen over de onderliggende technologie zo lang mogelijk uitstellen, zodat zij door degenen die dergelijke diensten gebruiken, kunnen worden gebruikt om bepaalde technische implementaties of producten niet op te leggen en zich later kunnen aanpassen aan een snel veranderende technologische omgeving.

Van de overheid wordt verwacht dat zij de toegang tot alle technologieën en producten waarborgt en dat zij de diensten en gegevens die zij levert, op dezelfde wijze herbruikbaar maakt.

Voor de werking van de digitale interne markt is het noodzakelijk dat gegevens gemakkelijk tussen verschillende systemen kunnen worden uitgewisseld om een lock-in-effect te voorkomen en het vrije verkeer van gegevens te ondersteunen. Deze eis heeft betrekking op de overdraagbaarheid van gegevens – de mogelijkheid om gegevens gemakkelijk te verplaatsen en te hergebruiken tussen toepassingen en systemen, wat een nog grotere uitdaging is in grensoverschrijdende scenario’s. De Commissie is van mening dat het mogelijk moet zijn om gegevens te verplaatsen en te hergebruiken tussen toepassingen en systemen, wat een nog grotere uitdaging is in grensoverschrijdende situaties.

 

6. Gebruikersgerichtheid

De term gebruiker van Europese overheidsdiensten verwijst naar elke overheidsadministratie, burger en onderneming die toegang heeft tot en profiteert van deze diensten. Er moet rekening worden gehouden met de behoeften van de gebruikers om te bepalen welke openbare diensten moeten worden aangeboden en hoe dit moet gebeuren.

Daarom moeten het ontwerp en de ontwikkeling van openbare diensten zoveel mogelijk worden gestuurd door de behoeften en eisen van de gebruiker:

• Een concept van multi-toegangsdienstverlening, d.w.z. de beschikbaarheid van alternatieve kanalen, zowel fysiek als digitaal, is een belangrijk onderdeel van het ontwerp van openbare diensten, aangezien de gebruikers op de hoogte zijn van de omstandigheden en behoeften van de verschillende ‘toegangswegen’ die hun voorkeur kunnen hebben.
• De gebruikers moeten kunnen beschikken over één loket om de interne complexiteit van de administratie te maskeren en de toegang tot openbare diensten te vergemakkelijken, bijvoorbeeld wanneer meerdere instanties die een openbare dienst verlenen, moeten samenwerken.
• De feedback van de gebruikers moet systematisch worden geregistreerd, geëvalueerd en gebruikt bij de oprichting van nieuwe openbare diensten en de verbetering van bestaande diensten.
• Voor zover mogelijk moeten gebruikers krachtens de toepasselijke wetgeving slechts één keer gegevens kunnen toezenden en moeten de administraties toegang hebben tot hun gegevens in overeenstemming met de regels inzake gegevensbescherming ten behoeve van de gebruiker en de uitwisseling van gegevens.
• De gebruikers moeten worden aangemoedigd om alleen de informatie te verstrekken die strikt noodzakelijk is voor het gebruik van een bepaalde openbare dienst.

 

7. Inclusion and accessibility

Inclusion betekent dat iedereen de kans krijgt om ten volle gebruik te maken van de mogelijkheden die de nieuwe technologieën bieden om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Europese openbare diensten, waardoor sociale en economische scheidslijnen worden gecreëerd en een bestaande kloof wordt geslagen om uitsluiting te overwinnen.

Toegankelijkheid zal ervoor zorgen dat mensen met een handicap, ouderen en andere kansarme groepen toegang hebben tot openbare diensten van een kwaliteit die vergelijkbaar is met die van andere burgers.

Bij het ontwerp, de informatie-inhoud en de levering van een Europese overheidsdienst moet gedurende de gehele levenscyclus van deze dienst rekening worden gehouden met aspecten van inclusion en toegankelijkheid. Deze laatste moeten voldoen aan de algemeen aanvaarde eisen op Europees en internationaal niveau voor onbelemmerde toegang voor alle burgers op Europees en internationaal niveau.

Inclusion en toegankelijkheid houden meestal in dat de diensten via verschillende toegangskanalen worden aangeboden. Naast elektronische levering kan een traditioneel aanbod op papier of in de eigen taal vereist zijn.

De inclusion en toegankelijkheid kunnen ook worden verbeterd door middel van een systeem dat derden de mogelijkheid biedt om op te treden namens burgers die zelf tijdelijk of permanent geen rechtstreekse toegang hebben tot openbare diensten.

 

8. Security en privacy

Burgers moeten er net als bedrijven op kunnen vertrouwen dat hun contacten met de autoriteiten plaatsvinden in een veilige en betrouwbare omgeving waarin de relevante regels, zoals de richtlijn en de verordening inzake gegevensbescherming of de verordening, via elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten worden toegepast. Overheden moeten de privacy en vertrouwelijkheid, authenticiteit, integriteit en onbetaalbaarheid van de door burgers en bedrijven verstrekte gegevens garanderen.

 

9. Meertaligheid

Europese overheidsdiensten kunnen in principe door iedereen in alle lidstaten worden gebruikt. Daarom moet er bij het ontwerp van de diensten terdege rekening worden gehouden met meertaligheid. Burgers in heel Europa hebben vaak problemen met de toegang tot en het gebruik van digitale openbare diensten wanneer zij niet beschikbaar zijn in de taal die zij spreken.

Daarom moet een evenwicht worden gevonden tussen de verwachting van burgers en bedrijven dat zij in hun eigen taal of in de taal of talen van hun voorkeur bediend worden en het vermogen van de overheidsdiensten van een lidstaat om hun diensten in alle officiële EU-talen aan te bieden. Een dergelijk evenwicht zou kunnen zijn dat Europese overheidsdiensten worden aangeboden in de talen van de verwachte eindgebruikers, d.w.z. dat de definitie van het aantal aangeboden talen gebaseerd is op de behoeften van de gebruikers, bijvoorbeeld de mate waarin de dienst relevant is voor de tenuitvoerlegging van de digitale interne markt of het nationale beleid, of de omvang van het betrokken publiek.

De aspecten van meertaligheid zijn niet alleen belangrijk voor de gebruikersinterface, maar op alle niveaus van de Europese overheidsdiensten. De gekozen vorm van weergave van gegevens in een elektronische databank mag bijvoorbeeld de mogelijkheid om verschillende talen te ondersteunen niet beperken.

Het aspect van meertaligheid is ook van bijzonder belang voor de interoperabiliteit wanneer een overheidsdienst de uitwisseling van gegevens tussen informatiesystemen over de taalgrenzen heen vereist, omdat het belang van de uitgewisselde informatie moet worden behouden.

 

10. Administratieve vereenvoudiging

Door alles wat voor het publiek nutteloos is, te verbeteren of te elimineren, moeten overheidsdiensten hun administratieve procedures zoveel mogelijk stroomlijnen en vereenvoudigen. Administratieve vereenvoudiging kan bedrijven en burgers helpen de administratieve lasten die voortvloeien uit de naleving van de EU-regels of nationale verplichtingen te verminderen. Evenzo moeten overheidsdiensten Europese overheidsdiensten invoeren die onder meer gebaseerd zijn op elektronische middelen in hun interactie met andere overheidsdiensten, burgers en bedrijven.

De digitalisering van overheidsdiensten moet in overeenstemming zijn met de volgende concepten:

• “by default, digital”, waar nodig, zodat ten minste één digitaal kanaal beschikbaar is voor toegang tot en gebruik van een Europese openbare dienst.
• “primarily digital”, wat betekent dat bij de toepassing van het concept van de invoering van multi-toegangskanalen en een systeem waarbij er geen verkeerd contactpunt is (omdat de operaties altijd intern naar de bevoegde autoriteit worden doorgestuurd), d.w.z. fysieke en digitale kanalen naast elkaar bestaan, en dat het gebruik van openbare diensten via digitale kanalen prioriteit moet krijgen.

 

11. Bewaring van informatie

Beslissingen en gegevens moeten worden opgeslagen en gedurende een bepaalde periode beschikbaar worden gehouden in overeenstemming met de wettelijke vereisten. Dit betekent dat vastleggingen en informatie in elektronische vorm die worden bewaard om procedures en besluiten van overheidsdiensten te documenteren, worden bewaard en dat, indien de tot dusver gebruikte opslagmedia verouderd zijn, deze naar nieuwe media moeten worden overgebracht. Het doel is ervoor te zorgen dat archiefdocumenten en andere vormen van informatie hun leesbaarheid, betrouwbaarheid en integriteit behouden en toegankelijk blijven zolang dat nodig is in overeenstemming met de beveiligings- en gegevens beschermingsvoorschriften.

Om de bewaring op lange termijn van digitale archiefdocumenten en andere soorten informatie te garanderen, is het noodzakelijk te kiezen voor formaten die de toegankelijkheid op lange termijn garanderen, met inbegrip van de bewaring van de desbetreffende elektronische handtekeningen of zegels. Ervoor zorgen. In dit verband kan het gebruik van gekwalificeerde bewaardiensten overeenkomstig Verordening (EU) nr. 910/2014 de bewaring van informatie op lange termijn waarborgen.

Dit is een zuiver nationale aangelegenheid voor informatiebronnen die eigendom zijn van en gecontroleerd worden door nationale overheden. In het geval van informatie die niet louter nationaal is, wordt de bewaring een Europese aangelegenheid. In een dergelijk geval moeten de betrokken lidstaten, gezien de mogelijke problemen die het gebruik van de betrokken informatie in verschillende rechtsgebieden met zich meebrengt, een passend bewaringsbeleid toepassen.

 

12. Beoordeling van de doeltreffendheid en efficiëntie

Er zijn vele manieren om de voordelen van interoperabele overheidsdiensten te beoordelen, zoals winstgevendheid, totale eigendomskosten, flexibiliteit en aanpasbaarheid, minder administratieve lasten, efficiëntie, minder risico’s, transparantie, vereenvoudiging, betere werkmethoden en tevredenheid van de gebruikers.

Verschillende technische oplossingen moeten worden onderzocht om de doeltreffendheid en efficiëntie van een Europese overheidsdienst te waarborgen.

Op basis van deze beginselen doet het EIF concrete aanbevelingen aan overheidsdiensten om het beheer van hun interoperabiliteits activiteiten te verbeteren, interorganisatorische relaties op te bouwen, processen te stroomlijnen om end-to-end digitale diensten te ondersteunen en ervoor te zorgen dat bestaande en nieuwe wetgeving geen invloed heeft op de inspanningen inzake interoperabiliteit.

In de volgende blog worden de 4 views van EIRA besproken.